Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir las actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de finalización del trabajo (ingresos). Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las necesidades en términos monetarios para realizar las actividades previstas y obtener los objetivos de la entidad.
Un presupuesto no es:
• Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto puede cambiarse, siempre que se tomen medidas para tratar las consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si se ha presupuestado diez nuevos ordenadores pero se descubres que realmente lo que se necesita es un generador, entonces se podrá disponer la comprar de menos ordenadores y adquirir el generador.
• Un simple registro de los gastos del último año, con un 15% extra añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto y las organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario para examinar lo que realmente es necesario para poner en práctica sus planes.
• Sólo un requerimiento administrativo y financiero de los donantes: el presupuesto no debería formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para los donantes; es una herramienta viviente que se debe consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente, controlar constantemente y usar con creatividad.
• Un cuadro optimista e irreal del coste real de las cosas: no se debe subestimar el coste real de las cosas con la esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que necesitas; es mejor devolver a los donantes el dinero que no se ha empleado, que pedir un «poco más» para poder acabar el trabajo.
Éstas son dos de las preguntas clave que se debería ser capaz de contestar sobre la elaboración de un presupuesto:
¿Por qué es necesario un presupuesto?
El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, la entidad podría desempeñarse como un barco sin timón.
• El presupuesto indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo las actividades necesarias para los logros de los objetivos.
• El presupuesto obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad el proceso presupuestario te obliga a replantear los planes de acción.
• Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo las actividades.
• El presupuesto permite controlar los ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas.
• El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
• No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable y está bien planificado.
¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?
La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de la organización para conseguir lo que había planificado y para sobrevivir económicamente, depende del proceso presupuestario.
Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
• Comprender los valores, estrategia y planes de la organización o proyecto;
• Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente
• Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.
Para asegurar de que comprende todo esto, es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto sólo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que, a continuación, es comentado y discutido por todo el equipo.
Cuando el personal tiene competencia para tomar plena responsabilidad de la actividad financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes deberían participar en el proceso presupuestario:
• El Director financiero y/o contable;
• El Director del proyecto y/o Director de la organización o departamento.
En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la Junta pueden ser implicados. Algunas Juntas tienen a su disposición un Comité de Finanzas o un Subcomité Presupuestario. Resulta una buena idea contar con alguien en la Comisión Directiva con destrezas financieras, de modo que pueda asesorar al personal con la elaboración del presupuesto.
El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la organización.
Al final, el personal de categoría superior debe comprender el presupuesto: cómo se ha preparado, por qué es importante y cómo hay que controlarlo.
En caso de que la organización tenga sucursales y/o regiones o distintos departamentos, cada sucursal, región o departamento debería preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en común) dentro de un presupuesto general para la organización. Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser capaces de ver cómo sus presupuestos encajan en el presupuesto general. Además tienen que ser capaces de controlar su presupuesto mensualmente. El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando aquellos más próximos a los gastos se responsabilizan del presupuesto.
¿Qué información/planillas debe contener un Presupuesto?
Un presupuesto debe estar compuesto, como mínimo, de las informaciones y/o planillas siguientes
-Presupuesto Económico Mensual Mes a Mes
-Presupuesto Económico Mensual Acumulado Mes a Mes
-Presupuesto Financiero – Flujo de Caja
-Análisis de Sensibilidad del Flujo de Caja
-Balance Proyectado
-Planillas de Cálculos: Cálculos Auxiliares
-Planilla de Gráficos y Tendencias
¿En que consiste el Control de Ejecución Presupuestario?
El control presupuestario consiste en la comparación entre las cifras previstas en el presupuesto elaborado, con las cifras resultantes del desarrollo real de las actividades de la empresa. La información elaborada compara lo presupuestado con lo realizado, inserto en las siguientes informaciones y/o planillas.
-Presupuesto Económico Mensual Mes a Mes
-Presupuesto Económico Mensual Acumulado Mes a Mes
-Presupuesto Financiero – Flujo de Caja
-Planilla de Gráficos y Tendencias
Con esta información los administradores pueden evaluar el desempeño de la empresa, respecto a los planes establecidos, de manera a tener la oportunidad de corregir rumbos si así lo requieren las conclusiones del análisis realizado.